Teil 2: Workspace-Design und Co-Creation – Unsere Büroneugestaltung

In einem nächsten Schritt beschäftigte ich mich eingehender mit dem Thema der „Workspace“ – Gestaltung. Ich las Studien und Artikel zu dem Thema, hörte einen tollen Vortrag auf der NWX2023 in Hamburg zur Gestaltung des neuen Beiersdorf Headquarters und ich brachte das Thema in das Austauschformat „HR Co-Working“ ein, das monatlich in Linz stattfindet und bei dem gepardec seit einigen Jahren Mitglied ist. Ich wollte gerne von anderen HR Professionals erfahren, welche Erfahrungen sie mit Bürogestaltung gemacht hatten, auf welche Widerstände und Befürworter:innen sie gestoßen waren. Das Thema wurde dankend aufgegriffen und wir diskutierten im Anschluss an einen fachlichen Input eines Experten auf dem Gebiet der Workspace Gestaltung und zugehöriger Change Management Prozesse die Gedanken und Ideen.

Voll bepackt mit neuen Eindrücken vertieften wir unsere Recherche und kontaktierten auf Workspace-Gestaltung spezialisierte Beratungsunternehmen. Nach einigen Terminen und Vorstellung der Herangehensweisen der Beratungsunternehmen kamen wir schließlich zum Entschluss, dass wir es selbst wagen wollten, die Anforderungen für das neue Büro zu erheben.

Wir haben in unserem Rudel einen versierten Requirements Engineer. Qualitativ hochwertig Anforderungen zu erheben und zu beschreiben ist also daily business für unseren Armin Lang. Diesmal zwar nicht von Software, aber Parallelen konnten gezogen werden. Zusätzlich kannte er das Umfeld und wie wir Geparden so ticken, wobei er als Linzer Kollege unvoreingenommen agieren konnte. Armin stimmte unserem Vorschlag sofort zu und war angetan gepardec-intern seine Skills einzusetzen. Zur Vorbereitung recherchierte auch Armin im Bereich New Work und Anforderungen an Arbeitsumgebungen und anschließend setzten wir ein passendes Workshopdesign auf.

• Erstellung einer priorisierten Liste von Anforderungen
• Herausfinden des „Warums“ hinter den Lösungsvorschlägen
• Geparden in den Lösungsprozess einbinden

Klares Nicht-Ziel war das Designen einer Lösung ohne Anforderung, Nutzen oder Mehrwert. In der Erwartungshaltung war ganz klar kommuniziert, dass wir gemeinsam im Sinne der Co-Creation die Anforderungen erarbeiten möchten und das Engagement der Beteiligten war freiwillig. Es war auch von Anfang an klar, dass die gesammelten Anforderungen kein Muss-Katalog sein kann (kein Wunschkonzert), sondern es wurde in der anschließenden Projektumsetzung darauf geachtet, möglichst viel abdecken zu können.

An einem Nachmittag wurden von 5 Wiener Geparden gemeinsam die Anforderungen an unser „Traumbüro“ erarbeitet. Um diese noch anschaulicher zu machen, wurden mittels Lego Serious Play Modelle zum Büro gebaut und vorgestellt. Abschließend wurden die Anforderung gemeinsam in 3 Kategorien  – „Muss“, „Soll“ und „nice to have“  – eingeteilt, inklusive einer Priorisierung in den einzelnen Kategorien.

Neben der aktiven Einbindung der Mitarbeiter:innen in die Anforderungsanalyse legten wir viel Wert auf transparente und regelmäßige Kommunikation des aktuellen Projektstatus an alle anderen Kolleg:innen.

Aber warum ist es essentiell unserer Meinung nach die Meinungen der Mitarbeiter:innen einzuholen? Wird die Problemstellung dann nicht noch komplexer? Und jeder bzw. jedem kann man es ohnehin nicht recht machen?

Es ist davon auszugehen, dass ein Team von wenigen Personen oder eventuell eine:r allein schneller und mit weniger Ressourceneinsatz zu den Anforderungen gekommen wäre. Aber bestimmt wären einige Dinge komplett unberücksichtigt geblieben. Wer mit dem Fahrrad kommt, braucht eine Dusche, wer viele Kundentermine hat, legt Wert auf einen ansprechenden Eingangsbereich und adäquate Räumlichkeiten für Kundengespräche, wer viele Videocalls hat, braucht kleine Besprechungsräume, wer gerne mit Kolleg:innen in Präsenz etwas erarbeitet, braucht Räume in denen sich Kreativität entfalten kann.

So wie ich selbst arbeite, so arbeiten andere nicht. Ein Großraumbüro ist für eine Person ideal, da man mitten im Geschehen sitzt und für die andere Person überhaupt nicht passend aufgrund der Ablenkungen. Was hier so banal klingt, wird in vielen Studien untersucht und bestätigt. So besagt die Extended Mind Theory (EMT), das Denken nicht nur in unserem Kopf stattfindet, sondern wir dabei auf externe Ressourcen, auch auf den Raum zugreifen [1]. Also es macht sehr wohl einen Unterschied, wo wir arbeiten und sehr plakativ gesprochen: allein in einem kleinen, dunklen Raum haben wir nicht die Ressourcen, die uns ein vielfältiger Workspace mit der Möglichkeit zu sozialer Interaktion bietet und damit kann das Ergebnis auch nicht dasselbe sein.

Unser Ziel war, einen Workspace zu kreieren, der je nach Aufgabenstellung und persönlichen Vorlieben ein passendes Setting zur Verfügung stellt. Und damit wir genau dieses Ziel auch irgendwie erreichen konnten, nahmen wir – mit Unterstützung unserer Geschäftsführung – den zusätzlichen Ressourcenaufwand und den vielfältigeren Anforderungskatalog gerne in Kauf.

Weiterlesen: Teil 3