Wunderbar, welche fiktive Traumbüros hier aus Lego Figuren und Bausteinen entstanden! Aber es wäre keine anerkannte Methode, wenn wir nicht die Quintessenz hinter unseren Bauwerken ermitteln konnten. Für eine gute Nachbearbeitung und Protokollierung wurden in einem Erklärvideo die Bauten beschrieben.
Die Erstellung einer priorisierten Liste an Anforderungen war ein Ziel unseres Workshops. Nach der Einteilung der Wünsche in drei Kategorien – Must have, Soll und Nice to have – wurde mittels bewährtem Dot Voting in zwei Durchgängen die Liste priorisiert. Waren damit die Ziele unseres Workshops erfüllt?
- Erstellung einer priorisierten Liste an Anforderungen -> check!
- Herausfinden des Warums hinter Vorschlägen -> check! Hier wurde durchwegs sehr lebhaft diskutiert.
- Geparden in den Lösungsprozess einbinden -> check!
Unser Workshopmoderator arbeitete im Nachgang die Ergebnisse auf und stellte diese mittels Miroboard allen Kolleg:innen zur Verfügung.
Welche Anforderungen waren ganz wichtig für die Mitarbeiter:innen und sollten daher im besten Fall unbedingt berücksichtigt werden?
- Schalldichte Rückzugsbereiche für konzentriertes Arbeiten oder Videocalls
- Meetingräume mit entsprechender technischer Ausstattung
- Fixe Arbeitsplätze für Geparden, die mehrere Tage/Woche im Büro arbeiten
- Ruhiger Rückzugsbereich für Konzentration und Regeneration
- Moderne Arbeitsplätze (zB höhenverstellbare Tische)
- Ein von den Arbeitsplätzen getrennter Pausen/Sozialraum (wegen Lautstärke)
Zu den Soll-Anforderungen wurde eingeordnet:
- Es soll das Gefühl entstehen, dass „sich etwas tut“ im Büro -> man sieht/hört/trifft die Kolleg:innen, offenes Raumgefühl
- Sanitäranlagen innerhalb der Mietfläche (war im Übergangsbüro nicht der Fall)
- Kontrolliertes Licht im gesamten Büro -> Gesundheit, Wohlbefinden
- Möglichkeit im Büro zu kochen für Frühstückszubereitung oder gemeinsames Kochen
- Meetingräume, die sich einfach und flexibel umbauen lassen
In der Kategorie „nice to have“ findet sich dann noch:
- Ein Außenbereich wie Terrasse oder Innenhof, Möglichkeit die Pause draußen zu verbringen
- Eine Siebträgerkaffeemaschine
- Eine Duschmöglichkeit
Die Liste war lang, aber nicht unmöglich! Anhand dieser gefundenen Kriterien kontaktierten wir Immobilienbüros und unterbreiteten die Rahmenbedingungen der Geschäftsführung und die vom Team erarbeiteten Anforderungen. Zusätzlich zu den räumlichen und gestalterischen Anforderungen an die Bürofläche wurden Infrastrukturkriterien wie öffentliche Anbindung, Gastronomie und Einkaufsmöglichkeiten bei der Standortwahl berücksichtigt. Nach diversen Besichtigungen von Büroflächen entschieden wir uns klar für eine Fläche in der Ernst-Melchior-Gasse 24. Rund 450m2 im 3. Stock dürfen wir seit Juli 2024 unser Revier nennen. Es wurde ideal nach unseren Vorstellungen adaptiert – Arbeitsplätze, verschiedene Meetingräume und diverse Möglichkeiten zur Pausengestaltung und Socialising geschaffen. Ein kreativer Tischler kümmerte sich um unsere Hingucker-Küche und so manch anderes Gadget wie die Portaltüre. Abgerundet wurde der Auftritt durch neue, moderne Büromöbel in unseren Corporate Farben.
Damit die Kommunikation und Informationsweitergabe transparent und offen gestaltet wurde – wie wir uns zu Beginn vorgenommen hatten – gab es regelmäßige Informationen im unternehmensweiten Chatkanal oder auch in internen Newslettern. Updates zum Umbau waren willkommene Gesprächsthemen beim Mittagessen und eine gewisse Aufbruchsstimmung und Vorfreude im Wiener Team war unverkennbar.
Wie reagierten die Geparden? Wurden die Anforderungen berücksichtigt?
Bei den Anforderungen waren wir meines Erachtens durchaus erfolgreich! Wir konnten die Arbeitsplätze sehr gut ausstatten, es gibt sowohl die Möglichkeit in einem Open Space Büro zu arbeiten als auch in kleineren Räumen. Die Meetingräume in verschiedenen Größen werden gut genutzt und mit der Dusche erreichten wir auch eine „nice-to have“ Anforderung. Sicher ist der abgegrenzte Pausenraum für die Dartspiele ein Highlight, wobei die Dartscheibe durch den durch Crowdfunding finanzierten Tischtennistisch im großen Meetingraum enorme Konkurrenz bekam! Ein Indiz, dass die Geparden das neue Büro sehr schätzen, ist bestimmt, dass sie kurzerhand auf eigene Faust einen Tischtennistisch besorgten oder so manch Freitagnachmittag mit Videospielen verbracht wird, da der neue Beamer bzw der große TV schon einladend sind.
Der Punkt, der nicht verwirklicht wurde, ist der Außenbereich. Leider. Aber die Kolleg:innen sind nicht enttäuscht, die Freude über das neue Büro überwiegt. Eine Siebträgermaschine gibt es bis dato auch nicht. Falls sich ein Gepard bereit erklärt, diese entsprechend zu warten und zu reinigen, wird sie eventuell nochmal Thema. 😉 Aber unsere Steppe ist noch nicht fertig. Sie ist bezogen und die Geparden haben sich gut eingelebt, aber unser starker Markenauftritt ist noch nicht sichtbar genug im Büro. Auch dieses Projekt ist schon angelaufen, wir sind bereits in der Umsetzungsphase für das richtige Branding. Denn dann ist es wirklich „unsere Steppe“.
Abschließend möchte ich eine Lanze brechen für die Co-Creation und den damit verbundenen Zusatzaufwand, den die Gestaltung des Workspaces auf unsere Art und Weise mit sich brachte. Wir konnten gemeinsam eine Arbeitsumgebung schaffen, die verschiedene Arbeitsweisen und Präferenzen berücksichtigt und flexibel nutzbar ist. Durch die starke Einbindung des Teams konnten wir die Teilhabe und das Interesse förmlich spüren und so wurde es ein gemeinsames Projekt aller Wiener Geparden.
Es war mir eine große Freude so ein spannendes Projekt mitgestalten und einen positiven Beitrag zur Unternehmenskultur und Employee Experience leisten zu dürfen.
