MEGA 1.0 - Make the End-of-the-month-process Great Again!

Ausgangssituation

Eine wichtige Tätigkeit bei uns als Dienstleister ist die Qualitätssicherung der geleisteten Arbeitsstunden am Monatsende. Mit zunehmender Mitarbeiteranzahl hat sich gezeigt, dass die Kontrolle der eigenen, meist sehr individuellen Arbeitsstunden eine immer höhere Fehlerquelle darstellte. Es waren viele manuelle Schritte pro MitarbeiterIn und Monat notwendig.

Dieser Umstand hat dazu geführt, dass wir uns Gedanken gemacht haben, wie wir möglichst viele dieser manuellen Schritte automatisieren und damit die Qualitätssicherung der Zeitenkontrolle gewährleisten können.  Das Learning Friday Projekt MEGA war geboren. Der Begriff MEGA steht inoffiziell für Monats Ende Geiler Abschluss; offiziell für Make the End-of-the-month-process Great Again! Die interne Bezeichnung gefällt vielen Geparden besser 😉

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Die Zielsetzung

Mitarbeiter sollen durch MEGA entlastet werden:

  • Manuelle Schritte und Erinnerungen automatisieren
  • Die momentan  zur Koordination der Arbeiten verwendeten Hilfs-Systeme ablösen
  • Hilfestellungen für die Zeit-, Reise- und Belegkontrolle
  • Unterstützung bei rollenübergreifenden Aufgaben innerhalb des Workflows (Mitarbeiter, Office Management, Projektleitung)
  • Für die Aufgaben optimierte Übersicht über die Status der Arbeit bei den einzelnen Mitarbeitern
  • Vereinfachte Kommunikation zwischen den Mitarbeiterrollen durch Kommunikationsmöglichkeiten im Tool

Wie auch bei allen anderen Learning Friday Projekten, steht das Lernen und Anwenden von neuen Methoden und Technologien im Vordergrund.  Soft-Skills, neue Methoden und Technologien sollen nachhaltig  erprobt und gefestigt werden.

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Lösung

Das Vorhaben wird in mehreren Versionen umgesetzt. Gestartet wurde mit MEGA 1.0, MEGA 2.0 ist aktuell in Umsetzung.

Mittels User Story Mapping wurden die Anforderungen der Stakeholder erhoben. Kurz darauf wurde das Team gebildet. Das Projekt wurde in agiler Vorgehensweise abgewickelt. Startschuss war ein Kick-Off mit einem 3-tägigen Bootcamp. Es wurden im Team Technologien besprochen, ausgewählt (Quarkus – damals noch mit einer Alpha Version, Docker, Angular, CI/CD-Pipeline, …) und gemeinsam User Stories erfasst. Nach dem Projekt Setup wurde mit der Umsetzung gestartet. 

Bei diesem Projekt gab es für die teilnehmenden Geparden auch die Möglichkeit, sich in neuen Rollen zu versuchen (Scrum Master, Requirements Engineer, Frontend Entwickler).

  • Es werden automatisierte Erinnerungen mit Hilfestellungen für die Monatsende-Tätigkeiten an die Mitarbeiter versendet. 
  • Es wird den Mitarbeitern parallel ein Dashboard zur Verfügung gestellt, auf dem bereits automatisiert, analysierte Informationen über potenzielle Fehler in der Arbeitsaufzeichnung angezeigt werden.
  • Wir haben gemeinsam neue Technologien (z.B. Quarkus) erprobt.
  • Die bereits im Einsatz befindlichen Technologien lernten wir noch besser kennen und konnten unser Wissen dahingehend vertiefen.
  • Entwickler aus unterschiedlichen Kunden-Projekten konnten sich untereinander austauschen und das neue Wissen zum Kunden mitnehmen.
  • Die Teammitglieder haben neues Know-how in der Frontend Entwicklung aufgebaut.

// Unsere Kompetenzen

Software
Engineering

Requirements
Engineering

// Technologien

Quarkus

OpenJDK

Maven

Quarkus

OpenJDK

Maven

OpenShift

Jenkins

Liquibase