Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

Gepardec IT Services GmbH
Ernst-Melchior-Gasse 24
1020 Wien, Österreich
Tel.: +43 664 88 60 68 42
E-Mail: office@gepardec.com

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte direkt an uns unter office@gepardec.com.

2. Grundsätze der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur soweit dies für die Erfüllung des jeweiligen Zwecks erforderlich ist. Dabei achten wir auf Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung und Speicherbegrenzung gemäß Art. 5 DSGVO.

Die Nutzung unserer Website ist in der Regel ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Soweit personenbezogene Daten erhoben werden, erfolgt dies auf freiwilliger Basis oder soweit gesetzlich erforderlich.

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten sind:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigte Interessen

3. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail oder über unser Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage auf den Abschluss eines Vertrags gerichtet ist.

Daten aus Kontaktanfragen werden nach abschließender Bearbeitung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

4. Veranstaltungsanmeldungen und -durchführung

Im Rahmen der Anmeldung zu und Durchführung von Veranstaltungen von Gepardec IT Services GmbH (z. B. dem Software Longevity Summit) verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:

• Stammdaten: Name, Titel, Funktion, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Verpflegungspräferenzen (z. B. vegetarisch, vegan)
• An- und Abreisedaten sowie Übernachtungswünsche
• Kommunikationsverlauf im Zusammenhang mit der Anmeldung
• Rechnungs- und Zahlungsdaten

Diese Daten verwenden wir für die Teilnehmerverwaltung, die Kommunikation vor, während und nach der Veranstaltung, die Erstellung von Namensschildern und Teilnehmerlisten sowie die Abwicklung von Logistik und Abrechnung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Organisation und Dokumentation der Veranstaltung).

Mit der Organisation und Durchführung unserer Veranstaltungen beauftragen wir Auftragsverarbeiter (insbesondere 72net.io e.U., Hafenstraße 47–51, 4020 Linz), die personenbezogene Daten ausschließlich nach unserer Weisung und auf Grundlage entsprechender Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO verarbeiten.

5. Bild- und Tonaufnahmen bei Veranstaltungen

Im Rahmen unserer Veranstaltungen werden durch von uns beauftragte Dienstleister Foto- und Videoaufnahmen zur Dokumentation der Veranstaltung erstellt. Die allgemeine Veranstaltungsdokumentation erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Außendarstellung und Dokumentation unserer Aktivitäten.

Bei Aufnahmen, bei denen der Fokus auf einzelnen Personen liegt (z. B. Porträtfotos, Speaker-Fotos für Marketingzwecke), holen wir eine gesonderte Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ein.

Auf die Anfertigung von Aufnahmen wird am Veranstaltungsort hingewiesen. Sie haben jederzeit das Recht, per E-Mail an office@gepardec.com Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Aufnahmen einzulegen. Wir werden entsprechende Aufnahmen daraufhin unverzüglich löschen oder unkenntlich machen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsgründe entgegenstehen.

Aufnahmen werden nach Abschluss der Nachbearbeitung an Gepardec übergeben. Rohmaterial wird beim beauftragten Dienstleister spätestens 30 Tage nach Übergabe gelöscht.

6. Cookies und Einwilligungsmanagement

Unsere Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien. Zur Verwaltung von Cookies und der zugehörigen Einwilligungen setzen wir das Consent-Tool „Real Cookie Banner“ ein. Details zur Funktionsweise finden Sie unter https://devowl.io/de/rcb/datenverarbeitung/.

Wir unterscheiden folgende Cookie-Kategorien:

Technisch notwendige Cookies
Erforderlich für den Betrieb der Website. Keine Einwilligung erforderlich.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Speicherdauer: Sitzungsdauer bzw. bis zum Schließen des Browsers.

Präferenz-Cookies
Speichern Nutzereinstellungen wie Sprache oder Layout.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Speicherdauer: Bis zum Schließen des Browsers.

Analyse-Cookies
Ermöglichen die statistische Auswertung der Websitenutzung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Speicherdauer: Bis zu 2 Jahre.

Sie können Ihre Einwilligungen jederzeit über unsere Cookie-Einstellungen anpassen oder widerrufen.

7. Google Analytics

Diese Website verwendet Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Google Analytics verwendet Cookies, die eine Analyse der Websitenutzung ermöglichen. Die dabei erzeugten Informationen (einschließlich gekürzter IP-Adresse) werden an Server von Google übertragen. Wir haben die IP-Anonymisierung aktiviert; Ihre IP-Adresse wird innerhalb der EU/des EWR vor der Übertragung gekürzt.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Google verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter in unserem Auftrag. Eine Übermittlung in die USA kann nicht ausgeschlossen werden; Google ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über unsere Cookie-Einstellungen widerrufen oder das Browser-Plugin unter https://tools.google.com/dlpage/gaoptout installieren.

Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy

8. Google Web Fonts

Zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten verwendet diese Website Google Web Fonts der Google Ireland Limited. Beim Seitenaufruf lädt Ihr Browser die benötigten Schriftarten; dabei wird Ihre IP-Adresse an Google übertragen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einheitlicher Darstellung).

Weitere Informationen: https://developers.google.com/fonts/faq
Datenschutzerklärung Google: https://policies.google.com/privacy

9. Google Maps

Wir binden Karten des Dienstes Google Maps der Google Ireland Limited ein. Bei der Nutzung werden Daten (insbesondere IP-Adresse) an Google übertragen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Opt-Out: https://adssettings.google.com/authenticated
Datenschutzerklärung: https://policies.google.com/privacy

10. Datenschutz bei Bewerbungen

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, optionale Profillinks (LinkedIn, Xing, Stackoverflow) sowie Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen).

Bewerbungsdaten werden 210 Tage nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Mit Ihrer Einwilligung nehmen wir Sie für 365 Tage in unseren Talent Pool auf.

Für die Verwaltung von Bewerbungen setzen wir Personio GmbH (https://www.personio.de) als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ein.

11. Auftragsverarbeiter

Wir setzen folgende Auftragsverarbeiter ein, die personenbezogene Daten ausschließlich nach unserer Weisung verarbeiten:

Dienstleister	Zweck	Sitz
Personio GmbH	Bewerbermanagement	München, Deutschland
72net.io e.U.	Veranstaltungsorganisation	Linz, Österreich
Google Ireland Limited	Analytics, Maps, Web Fonts, Workspace	Dublin, Irland
HubSpot Ireland Limited	CRM, Kontaktverwaltung	Dublin, Irland

12. Speicherdauer

Wir verarbeiten personenbezogene Daten für die Dauer der jeweiligen Geschäftsbeziehung sowie darüber hinaus gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich insbesondere aus dem Unternehmensgesetzbuch (UGB) und der Bundesabgabenordnung (BAO) ergeben.

Rechnungs- und Zahlungsdaten unterliegen gemäß § 132 BAO einer siebenjährigen Aufbewahrungspflicht.

Im Übrigen orientieren wir uns an der dreijährigen Verjährungsfrist gemäß ABGB. Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht.

13. Google Workspace (Business Suite)

Für die interne Geschäftskommunikation und Zusammenarbeit nutzen wir Google Workspace (ehemals G Suite) der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Dazu zählen insbesondere Gmail, Google Drive, Google Calendar und Google Docs.

Im Rahmen der Nutzung von Google Workspace können personenbezogene Daten verarbeitet werden, die Sie uns im Zuge einer Geschäftsbeziehung oder Kontaktaufnahme übermitteln – insbesondere Inhalte aus E-Mails, Kalendereinträge sowie in geteilten Dokumenten enthaltene Daten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten und sicheren Geschäftskommunikation) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung der Durchführung vorvertraglicher oder vertraglicher Maßnahmen dient.

Google Ireland Limited verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO auf Grundlage der von Google bereitgestellten Standardvertragsklauseln. Eine Übermittlung von Daten in die USA kann nicht ausgeschlossen werden; Google ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert.

Weitere Informationen: https://workspace.google.com/terms/dpa_terms.html

14. HubSpot CRM

Zur Verwaltung von Geschäftskontakten und zur Unterstützung unserer Vertriebsprozesse nutzen wir HubSpot, ein CRM-System der HubSpot Ireland Limited, 1 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland.

In HubSpot werden personenbezogene Daten von Interessenten, Kunden und Geschäftspartnern verarbeitet, insbesondere Name, Funktion, Unternehmen, E-Mail-Adresse und Telefonnummer sowie der Kommunikationsverlauf im Rahmen der Geschäftsbeziehung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verwaltung von Geschäftskontakten und der Pflege von Kundenbeziehungen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient.

HubSpot Ireland Limited verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung von Daten in die USA kann nicht ausgeschlossen werden; HubSpot ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert.

Weitere Informationen: https://legal.hubspot.com/privacy-policy

16. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Zerstörung zu schützen. Die Datenübertragung über unser Kontaktformular erfolgt verschlüsselt. Wir weisen darauf hin, dass die Übertragung von Daten im Internet (z. B. per E-Mail) grundsätzlich Sicherheitslücken aufweisen kann.

17. Ihre Rechte als betroffene Person

Gemäß DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Recht auf Auskunft über die über Sie gespeicherten Daten
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Recht auf Korrektur unrichtiger Daten
• Löschung (Art. 17 DSGVO): Recht auf Löschung, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Recht auf Erhalt Ihrer Daten in einem maschinenlesbaren Format
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Erteilte Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: office@gepardec.com

Wir reagieren auf Anfragen innerhalb eines Monats ab Eingang.

18. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzbehörde zu beschweren:

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40–42
1030 Wien
Tel.: +43 1 52 152-0
E-Mail: dsb@dsb.gv.at
Web: https://www.dsb.gv.at

19. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, damit sie den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht. Die jeweils aktuelle Version gilt für Ihren Besuch auf unserer Website.

Stand: Juni 2026