Mitarbeitergespräche sind bei gepardec seit Jahren fest verankert. Die Zielsetzung war klar: zweimal jährlich, durchgeführt von der Geschäftsführung, persönlich vor Ort, gut vorbereitet und mehrwertstiftend für alle Beteiligten. Doch mit steigender Mitarbeiterzahl wird es immer schwieriger die Ressourcen und v.a. das spezifische Wissen zu Leistung, Karrierevorstellungen und Potenziale aller Mitarbeiter:innen zu kennen. An diesem Punkt waren wir letzten Winter. In Anbetracht unserer Unternehmensgröße, der Projektstrukturen und der beiden Standorte Linz und Wien (und Covid) konnte die Zielsetzung in der bisherigen Form des Mitarbeitergesprächs nicht zufriedenstellend erreicht werden. Was tun? Das Mitarbeitergespräch wurde von Grund auf neu gedacht und radikal verändert
In einem Kreis aus Führungskräften wurde in einem kreativen Prozess die Idee der “Gepardenretro” geboren. Wir nahmen das Konzept und die Struktur einer Retrospektive, wie sie aus den agilen Methoden der Softwareentwicklung bekannt sind, und münzten diese auf die Inhalte eines Mitarbeitergesprächs um. Unsere Gepardenretro durchläuft fünf Phasen. Beginnend bei einer lockeren Einführung mit Set the Stage, geht es weiter zu Gather facts, hin zu einem vertiefenden Generate insights, in dem die vergangenen sechs Monate der Zusammenarbeit genau besprochen werden. Anschließend gehen die nächsten zwei Phasen bereits in die Zukunftsplanung des:der Mitarbeiter:in. In Decide what to do werden gemeinsame konkrete Zielvereinbarungen getroffen, bevor abschließend im Closing ein Austausch über das Gespräch und das Format selbst stattfindet.
Aber was hat sich für die Beteiligten geändert? Zunächst haben sich die teilnehmenden Personen geändert. Die Geschäftsführung führt nicht mehr alle Gespräche selbst, sondern der jeweilige Projektleiter und der Gildenlead (nähere Infos zu unserer Arbeit mit Gilden) führen den Großteil dieser. Durch diese personelle Besetzung des Gesprächs kann das Wissen über die Performance im Kundenprojekt und auch der Bezug zur technischen/ fachlichen Weiterentwicklung des:der Mitarbeiter:in sichergestellt werden. Eine weitere Änderung ist die Aufbereitung und Dokumentation des Gesprächs. Ein Frage-Antwortspiel bei dem ein Formular ausgefüllt werden muss, gibt es bei uns nicht. Zur Durchführung der Gepardenretro wurde eine Vorlage in Miro kreiert, welche eine interaktive Zusammenarbeit aller Beteiligten, auch via Videocall, ermöglicht. Das Miroboard wird seitens HR vorab zur Verfügung gestellt, was eine zeitgerechte und fundierte Vorbereitung und in weiterer Folge ein effizientes Gespräch ermöglicht. An dieser Stelle muss hier noch erwähnt werden, dass für den Erfolg dieser Art des Mitarbeitergesprächs natürlich sehr vorteilhaft ist, dass fast alle unsere Mitarbeiter:innen mit Retrospektiven vertraut sind. Im Anschluss an jede Gepardenretro wird das ausgefüllte Miroboard exportiert und in der digitalen Personalakte abgelegt. Auf diese Weise wird eine lückenlose Dokumentation sichergestellt und vereinbarte Ziele werden im Miroboard der nächsten Gepardenretro nach rund sechs Monaten wieder eingefügt und die Zielerreichung besprochen.
In einem ersten Probelauf stellte sich die Gepardenretro als zielorientiert und vielversprechend heraus und so wurde sie ab März 2021 im gesamten Unternehmen ausgerollt. Die Gepardenretros finden jeweils zu dritt statt, ein:e Mitarbeiter:in mit zwei Führungskräften in einem Termin von zwei Stunden. Dem agilen Gedanken folgend wurde das Template laufend durch Erkenntnisse aus der steigenden Anzahl an durchgeführten Retros verbessert. Zusätzlich wurde das Format einer Retrospektive unterzogen und nach einigen Anpassungen starteten im November die ersten Mitarbeiter:innen in die Gepardenretro 2.0.
