Virtuelle Meetings können Spaß machen!

Physische Zusammenkünfte sind nicht nur in Pandemiezeiten schwierig, sondern eine stetige Herausforderung für verteilte Teams. Virtuelle Whiteboards (wie z.B. Miro) haben sich dabei als äußerst nützliches Hilfsmittel erwiesen. Waren früher Workshops oder Retrospektiven mit 15 Personen oder mehr undenkbar, so haben wir heute die technischen Möglichkeiten in ganz neue Dimensionen vorzudringen.

Start

Der Workshoptermin beginnt pünktlich, der:die Moderator:in ist bereits einige Minuten früher im virtuellen Besprechungsraum und wartet auf die Teilnehmenden. Manche kämpfen noch mit technischen Schwierigkeiten wie Ton/Bild, aber nach ein paar Minuten ist alles geklärt und der Workshop kann beginnen. Die Teilnehmer:innen werden begrüßt und das Ziel sowie der grobe Ablauf und Spielregeln des Workshops werden erklärt.

Warmup

Möglicherweise kennen sich die Teilnehmer:innen untereinander noch nicht, deshalb startet man mit einem sogenannten „Warmup“ oder „Ice-Breaker„. Eine kleine Übung, um sich an die Situation zu gewöhnen und gleichzeitig den Umgang mit dem virtuellen Whiteboard zu erlernen. Zum Beispiel Kaffeetassen designen oder ein “Hindernisrennen” haben sich bewährt (Siehe Abbildungen, Links dazu findet ihr unter Tipps & Tricks).

Kreativphase (Divergenz)

Jetzt kann es langsam ans Eingemachte gehen. Je nach Ziel des Workshops können nun unterschiedliche Kreativitätstechniken verwendet werden, um mit allen Anwesenden neue interessante Ideen zu entwickeln, Entscheidungen zu treffen oder die letzte Produktlieferung zu reflektieren. Dazu liefert Miro eine eigene Plattform namens Miroverse in der viele Vorlagen und Beispiele zu finden sind.

Auswahl und Bewertung (Konvergenz)

Sind die Ideen auf dem (virtuellen) Tisch, dann können sie priorisiert und bewertet werden. Eines von vielen Mitteln ist das Punkte-Voting. Dabei erhält jede:r eine bestimmte Anzahl an Wahlpunkten, die für beliebige Themen/Ideen verwenden werden können. Damit die Teilnehmenden möglichst unbeeinflusst bleiben, kann das Voting auch anonym durchgeführt werden. 

Zusammenfassung und Abschluss

Abschließend fasst man den Workshop und die Ergebnisse nochmal kurz für alle zusammen und beendet den Workshop. Hier angelangt musste man früher viel Zeit investieren, um den Workshop zu digitalisieren, oder man musste sich mit Fotos begnügen, bei denen man den Inhalt oft aus Leserlichkeitsgründen nur mehr erahnen konnte. Hier spielt der virtuelle Workshop eine seiner Trumpfkarten aus. Man kann das Whiteboard als PDF exportieren und somit den ganzen Workshop Schritt-für-Schritt den Teilnehmenden als Protokoll zur Verfügung stellen. Auch lässt sich ein solcher Workshop wiederverwenden und spart dadurch für die Zukunft viel Vorbereitungszeit.

Tipps & Tricks

• Einen interessanten Ansatz verfolgt der „Lightning-Decision-Jam“ Dabei wird die Kreativität der Teilnehmenden genutzt, aber Diskussionen bewusst vermieden. Dies kann nützlich sein, wenn ein Thema in einer offenen Diskussion nicht zu einem Ergebnis führt.
• Für viele Tätigkeiten empfiehlt es sich eine fixe Timebox zu setzen. Miro Boards besitzen einen eigenen Timer, den alle Beteiligten sehen können.